Erfassungsblatt

Das Erfassungsblatt enthält alle zu einem bestimmten Zeitraum oder an einem bestimmten Ort erbrachten Leistungen. Erbrachte Leistungen werden innerhalb des Erfassungsblattes als Zuwachs- oder kumulierte Mengen zu den LV-Positionen des Auftrags verarbeitet und gespeichert.

Erfassungsblätter werden differenziert verarbeitet, wobei unterschieden wird, ob ein Erfassungsblatt vom Auftraggeber (oder dessen Vertreter) erstellt und ausgefüllt wurde oder ob das Erfassungsblatt vom (externen und zur Leistungsmeldung eingeladenen) Auftragnehmer erstellt, befüllt und eingereicht wurde:

* Bei einem Erfassungsblatt des AG wird die Leistungsmenge automatisch als freigegeben bewertet und fließt in den Soll-Ist Vergleich und die Rechnungsmenge ein.

* Ein Erfassungsblatt des AN sieht der AG, sobald der AN es angelegt hat. Allerdings kann er das Erfassungsblatt erst dann aktivieren (und so die Inhalte sehen), wenn der AN es freigegeben hat. Die enthaltenen Leistungsmengen eines freigegebenen Erfassungsblattes haben zu diesem Zeitpunkt den Status ungeprüft und werden für die Ist-Analyse und die Rechnungsverarbeitung nicht berücksichtigt. Sie müssen vom AG zunächst in Form von Freigabe (ab da fließen sie mit ein) oder Ablehnung (werden zurückgewiesen) qualifiziert werden..

Zusammengefasst kann sich der Ablauf wie folg gestalten:

*Der Auftragnehmer*

* erstellt eine neues Erfassungsblatt

* erfasst die Kopfdaten (z.B. Sachbearbeiter, Leistungszeitraum, etc)

* erfasst im Erfassungsblatt positionsbezogen die erbrachten Leistungen (wahlweise als Zuwachs oder als kumulierte Menge) und dokumentiert ggf. mit Kommentaren oder Dateien (Fotos etc.)

* reicht das Erfassungsblattes mit den dort enthaltenen Leistungen und Dokumenten ein

* die Daten des Erfassungsblattes sind nun für den Auftragnehmer gesperrt

*Der Auftraggeber (bzw. sein Vertreter)*

* erhält eine Nachricht (je nach Einstellung auch per E-Mail) über das eingereichte Erfassungsblatt

* nimmt seinerseits eine Prüfung der eingereichten Leistungen vor

* erteilt die Freigabe bzw. Ablehnung der eingereichten Leistungen je LV-Position oder für das Erfassungsblatt insgesamt oder lädt den Auftragnehmer zur Korrektur der eingereichten Leistung ein

Die vom Auftraggeber freigegeben Leistungen werden im System zu den Ist-Mengen gespeichert, für den Auftragnehmer gegen Änderungen gesperrt und fließen fortan in die Rechnungsstellung mit ein. Abgelehnte Leistungen wiederum werden für den Auftragnehmer zur erneuten Bearbeitung und Korrektur freigeschaltet.

Um ein Erfassungsblatt zu erstellen, wählen Sie aus dem Menü *"Erfassungsblatt"* die Funktion *"Neues Erfassungsblatt"* und geben Sie anschließend die Kopfdaten des neuen Erfassungsblattes ein.

Um ein Erfassungsblatt zu verwalten, wählen Sie die Funktion *"Übersicht"* aus dem Menü *"Erfassungsblatt"*. In der Liste der Leistungserfassungsblätter können Sie die zum LV vorliegenden Erfassungsblätter verwalten. Markierte Erfassungsblätter werden in der Aufmaßtabelle angezeigt (maximal 15 gleichzeitig).

Die Reihenfolge der Erfassungsblätter von oben nach unten entspricht der Darstellung in der Aufmaßtabelle von links nach rechts. Um die Reihenfolge zu ändern, klicken/tippen Sie auf die jeweilige Tabellenüberschrift (Blatt-Nr., Eigene Nr., usw.).

_*HINWEIS:*_\\

* _Sollen die Leistungen aus einem Erfassungsblatt *nicht *in die nächste Rechnung mit einfließen, klicken/tippen Sie in der Aufmaßtabelle auf die Bezeichnung des entsprechenden Erfassungsblattes und wählen Sie hier "*Für Abrechnung deaktivieren*"._\\

* _Jedes Erfasungsblatt erhält eine eindeutigten Erfassungsblattnummer (sichtbar in den Kopfdaten des Erfassungsblattes). Diese eindeutige Erfassungsblattnummer steht über einen Platzhalter, im Druckdesigner von Deckblättern etc. auch zur Ausgabe zur Verfügung._

* _Erfassungsblätter die vom AN angelegt aber noch nicht eingereicht sind, werden in dieser Übersicht ebenfalls angezeigt und mit dem Icon "Vom Auftragnehmer erstellt" gekennzeichnet. Allerdings können sie erst dann in der Aufmaßtabelle angezeigt werden, wenn der AN sie eingereicht hat._