Teilnehmer

Als nächstes wählen Sie die Bieter, welche an der Ausschreibung teilnehmen sollen aus. Starten Sie hierfür aus dem Menü *"Teilnehmer"* den Befehl *"Lieferant auswählen"* bzw. *"Adresse auswählen"* (je nach erworbener Lizenz bzw. Konfiguration, sind ggf. nicht beide Befehle verfügbar). Anschließend sehen Sie die Adressen aus den Lieferanten bzw. aus dem Adressbuch (es werden nur Adressen mit einer erfassten E-Mailadresse angezeigt). Auf der linken Seite können Sie die Adressliste filtern (Suchbegriff, Umkreissuche, nach Anfangsbuchstaben). \\

*_HINWEIS*_:\\

_Für die Suche/Filterung aktivierte Kriterien werden optisch hervorgehoben. Das Suchergebnis entspricht der Schnittmenge aller zutreffenden Kriterien. Die jeweils zuletzt eingestellte Suche/Filterung bleibt für den Benutzer bis zu einer Änderung gespeichert._

Um einen Teilnehmer aus dieser Liste auszuwählen, klicken/tippen Sie in der jeweiligen Adresszeile auf *"+ Hinzufügen"*. Bereits hinzugefügte Adressen werden mit einem Häkchen angezeigt. Die Übersicht (mit "Zurück" kommen Sie wieder in die Übersicht) wird nun mit den ausgewählten Adressaten befüllt (auch diese Liste kann wie im obigen Hinweis beschrieben, gefiltert werden).

*_HINWEIS*_:\\

In der Auswahl der Lieferanten, werden (je nach Status des Zugangs und Einstellungen in der Administration) auch Lieferanten angezeigt, die keinen aktiven Zugang haben. In diesem Fall können Sie mit *"Zugang erzeugen"* den [#607-de,(+Zugang zum Lieferantenportal freischalten:+)] .

Mit dem Aufruf *"Teilnehmer einladen"* aus dem Menü *"Teilnehmer"* wird nun das Verfahren als solches gestartet. Es öffnet sich ein Dialog mit zwei Rubriken. Zum einen erhalten Sie eine Vorschau auf die *"Nachricht"*, die den Bietern per E-Mail zugesendet wird. Im Nachrichtentext selbst sind einige Passagen "codiert" dargestellt (z.B. ADDRESS.CONTACT), diese Textstellen werden vom System beim Erstellen und Versenden der E-Mail dann automatisch ersetzt (z.B. durch "Thomas Müller"). Sie können den Nachrichtentext im Übrigen frei bearbeiten. Jede Nachricht basiert auf einer Vorlage, über das entsprechende Menüfeld können Sie eine Vorlage auswählen.\\

*_HINWEIS*_:\\

_Um Vorlagen zu bearbeiten, klicken/tippen Sie auf die Schaltfläche *"Vorlagen"* (Schaltfläche ist nur mit Administratorrechten verfügbar). Anschließend können Sie im Bereich der Administration die Vorlagen bearbeiten - dort sind auch die Variablen Codes verfügbar._\\

In der zweiten Rubrik *"Benutzer"* können Sie abschließend festlegen, ob alle zuvor ausgewählten Teilnehmer oder nur eine Auswahl eingeladen werden soll. Schließen Sie den Vorgang der Einladung mit der Schaltfläche *"Einladen"* ab. Das System versendet nun an alle ausgewählten Teilnehmer eine Einladungs-E-Mail und schaltet den Zugriff für die Bieter bis zum gesetzten Termin frei.

Der Status des Angebotsverfahrens wird nun je Bieter in der Teilnehmerübersicht angezeigt:

*Name:*\\

Hier wird der Name des Teilnehmers und ggf. werden neben dem Namen noch weitere Icons angezeigt (ob die Adresse aus dem Adressbuch oder aus den Lieferanten eingefügt wurde und ob zu dieser Adresse eine Bieternotiz (zu dieser Ausschreibung) erfasst wurde).

*Kontakt:*\\

E-Mail-Adresse des Teilnehmers

*Bearbeitungsstatus:*\\

in dieser Spalte wird für jeden Bieter der jeweilige aktuelle Status angezeigt, ob:

* an den Bieter eine Einladung versendet wurde (Einladung versendet)

* der Bieter sich schon angemeldet hat (Angemeldet)

* der Bieter die Preiserfassung gestartet hat (Preiserfassung gestartet)

* der Bieter sein Angebot freigegeben hat (Angebot freigegeben)

* der Bieter erneut eingeladen wurde (Erneut eingeladen)

* der Bieter die Teilnahme abgelehnt hat (Teilnahme abgelehnt am ...)

* der Bieter sein Angebot extern abgegeben hat (Extern eingereichtes Angebot)

*_HINWEIS*_:\\

_Bieter mit dem Status "Teilnahme abgelehnt" werden bei der Beantwortung von Fragen oder der Bereitstellung von neuen Informationen nicht berücksichtigt._

(+*Zugang:*+)\\

Hier sehen Sie, ob bzw. bis wann der Zugang eines Bieters freigeschaltet ist.

*Funktionen:*\\

Klicken/tippen Sie in der Liste auf einen Bieter, es werden sodann - ja nach Status des Angebotes - folgende bieterbezogene Funktionen angeboten:

* *Teilnehmer einladen:*\\

Hiermit laden Sie den selektierten Bieter ein.

* *Teilnehmer erneut einladen:*\\

Hiermit laden Sie den erneut Bieter ein. Dabei wird ein neues Passwort generiert, der Bieter kann sich nur noch mit diesem anmelden.

* *Adresse bearbeiten:*\\

Mit dieser Funktion können Sie die Adresse des Teilnehmers bearbeiten.

* *Dokumente einsehen:*\\

Mit dieser Funktion können Sie die vom Bieter eingestellten Dokumente aufrufen (klick auf das Dokument) und in der Vorschau anschauen, einzeln downloaden, die Sichtbarkeit für den Teilnehmer aktivieren / deaktivieren oder (je nach Recht) löschen.

* *Dokumente herunterladen:*\\

Mit dieser Funktion werden alle Dokumente des Bieters als Zip-Datei heruntergeladen.

* *Fragen bearbeiten:*\\

Hat der Bieter offene Rückfragen, können Sie diese hier aufrufen und bearbeiten. Die Sprechblasensymbole zeigen den Status der Rückfrage (neu bzw. beantwortet) an.

* *Ablehnungsgrund bearbeiten:*\\

Hat der Teilnehmer seine Teilnahme abgelehnt, können Sie hier den Ablehnungsgrund einsehen, ändern, bzw. auch selbst erfassen.

* *Freischaltdatum bearbeiten:*\\

Hier können Sie das Datum der Angebotsfrist für diesen Bieter ändern.

* *Zugang sperren/entsperren:*\\

Sperrt den Zugang bzw. gibt ihn wieder frei.

* *Zugang entfernen:*\\

Der Zugang wird entfernt. Eine Anmeldung am System ist für den Teilnehmer dann nicht mehr möglich, ein möglicherweise bereits freigegebenes Angebot bleibt erhalten.

* *Teilnahme abgelehnt:*\\

Hat der Bieter seine Teilnahme z.B. telefonisch oder per Mail abgelehnt, können Sie hier den Status manuell auf "Teilnahme abgelehnt" setzen und den Grund für die Ablehnung der Teilnahme an der Ausschreibung eingeben (auch nach Ablauf des Submissionsdatums).

* *Externes Angebot:*\\

Diesen informativen Status können Sie für die Teilnehmer setzen, die Ihre Angebote nicht über das Angebotscockpit eingereicht haben.

* *Bieternotiz:*\\

Hierüber können Sie zu jedem Bieter eine Bieternotiz erfassen. Bieter für die eine Bieternotiz erfasst wurde, werden in der Teilnehmerübersicht mit einem entsprechenden Icon gekennzeichnet. Fährt man mit dem Mauszeiger auf dieses Icon, wird die Notiz als Quickinfo angezeigt. Weiterhin können die Bieternotizen in der Druckliste "Teilnehmerliste" als optionale Spalte "Kommentar" mit ausgegeben werden.\\

*_HINWEIS*_:\\ _Diese Bieternotizen können auch in der Komponente Angebote/Vergabe erfasst werden. Dort kann man beim entsprechenden Bieter auf das Zahnrad-Icon in der Zeile "Leistungsverzeichnis Netto" klicken/tippen und anschließend die Bieternotiz auf der Rubrik "Notizen" erfassen/bearbeiten. Weiterhin können diese Bieternotizen auch in der Preisspiegeltabelle mit angezeigt werden (Menü "Ansicht" --> "Zeilen" --> "Zusatzzeilen" --> "Bieternotiz (Kopfzeile)")._

* *Teilnehmer löschen:*\\

Der Teilnehmer und sein ggf. vorliegendes Angebot werden gelöscht.

*_HINWEIS*_:\\

* _Bitte beachten Sie, dass die Sichtbarkeit der von den Bietern hochgeladenen Dokumente, von den folgenden Voraussetzungen/Einstellungen abhängig ist:\\

Ist in den Einstellungen der Administration die Ausschreibungsoption "Angebote können erst nach Ablauf des Submissionsdatums in Komponente Vergabe geöffnet werden" *deaktiviert*, können die Bieterdokumente eingesehen werden, sobald der Bieter sein Angebot freigegeben hat. \\

Ist in den Einstellungen der Administration die Ausschreibungsoption "Angebote können erst nach Ablauf des Submissionsdatums in Komponente Vergabe geöffnet werden" *aktiviert*, können die Bieterdokumente eingesehen werden, wenn der Bieter sein Angebot freigegeben hat und das Submissionsdatum erreicht ist._

* _Wenn Sie zu einem LV bereits Bieter/Teilnehmer zur Angebotsabgabe eingeladen haben, ist in der Standardeinstellung von NOVA AVA die Bearbeitung/Änderung des LVs in der LV-Erstellung gesperrt. Um trotzdem während der Ausschreibungsphase Anpassungen am LV vornehmen / das LV ändern / LV anpassen zu können gibt es zwei Möglichkeiten:_

** _Sie können im Modul Ausschreibung die Teilnehmerzugänge temporär sperren oder entfernen (nicht die Teilnehmer löschen). Sobald alle Zugänge aller Teilnehmer gesperrt/entfernt wurden, ist die Bearbeitung des LVs im Modul LV-Erstellung wieder möglich. Nach Abschluss der Änderungen können dann die gesperrten Teilnehmerzugänge wieder entsperrt werden oder die Teilnehmer erneut eingeladen werden._

** _Sie können in den globalen Einstellungen unter Administration - Einstellungen - Voreinstellungen - Ausschreibung die Option "LV-Bearbeitung während der aktiven Ausschreibung sperren" deaktivieren und die Einstellung speichern._\\

_Es empfiehlt sich, die erste Variante zu wählen, da ein Verändern des LVs während Teilnehmer Angebote kalkulieren/erfassen zu Missverständnissen/Problemen führen kann. Generell sollten nach Änderung des LVs alle Teilnehmer über diesen Umstand informiert werden. Hierzu können Sie im Modul Ausschreibung im Fragenkatalog die Funktion "Neue Information für Teilnehmer" verwenden._

* _Um die Teilnehmerliste zu sortieren, klicken/tippen Sie auf die entsprechende Tabellenüberschrift._

* _Auf der linken Seite können Sie die Teilnehmerliste filtern (Suchbegriff, Umkreissuche, nach Anfangsbuchstaben). Hier sehen Sie auch unter Bearbeitungsstatus, wie viele Einladungen versendet wurden, wie viele Teilnehmer ihre Angebote freigegeben haben usw._